STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENDOKUMENTASIAN INFORMASI PUBLIK PPID SMAN 6 PADANG

1. Tujuan

Menetapkan prosedur dalam kegiatan pendokumentasian seluruh informasi publik yang dikuasai oleh SMAN 6 Padang agar dapat dikelola dan disediakan secara sistematis, lengkap, dan mudah diakses oleh masyarakat.

2. Ruang Lingkup

SOP ini mencakup kegiatan pencatatan, pengelompokan, pengklasifikasian, penyimpanan, pemutakhiran, dan pemusnahan dokumen informasi publik.

3. Dasar Hukum

* Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

* Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik

* Peraturan Kepala Sekolah SMAN 6 Padang tentang Pengelolaan Informasi Publik

4. Jenis Informasi yang Didokumentasikan

* Informasi Berkala

* Informasi Serta Merta

* Informasi Setiap Saat

* Informasi Dikecualikan (dengan pengamanan khusus)

5. Prosedur Pendokumentasian

1. Identifikasi

    Setiap unit kerja mengidentifikasi dokumen atau informasi yang diciptakan.                                     

2. Pencatatan

   Informasi dicatat dan diklasifikasikan sesuai kategori (berkala, serta merta, setiap saat, atau dikecualikan).

3. Penyimpanan

    Informasi disimpan dalam sistem manual atau digital oleh Petugas PPID.                            

4. Pemeliharaan

    Melakukan pemeliharaan dokumen agar tetap dalam kondisi baik dan mudah diakses.                                

5. Pemutakhiran

    Informasi yang telah kedaluwarsa atau berubah diperbarui secara berkala.                                      

6. Pengamanan

    Informasi yang bersifat dikecualikan disimpan dalam folder terproteksi dengan pembatasan akses.               

7. Pemusnahan

    Informasi yang tidak relevan atau telah melewati masa retensi dimusnahkan sesuai peraturan yang berlaku.

6. Penanggung Jawab

* PPID SMAN 6 Padang bertanggung jawab penuh terhadap proses pendokumentasian.

* Setiap unit kerja di sekolah wajib menyerahkan dokumen informasi publik kepada PPID.

7. Evaluasi dan Pelaporan

Evaluasi dilakukan secara berkala setiap 6 bulan untuk memastikan kelengkapan dan ketepatan dokumen yang didokumentasikan. Laporan hasil dokumentasi dibuat untuk Kepala Sekolah.

8. Penutup

SOP ini merupakan pedoman resmi dalam pelaksanaan dokumentasi informasi publik di SMAN 6 Padang dan akan ditinjau secara berkala sesuai dengan perkembangan regulasi.